← กลับไปหน้าบทความ

ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ต่างกันยังไง? ใช้ตอนไหน

ผู้เริ่มทำธุรกิจมักสับสนว่าเอกสารแต่ละแบบใช้ตอนไหน บทความนี้อธิบายความแตกต่างของ 3 เอกสารหลักในการซื้อขาย พร้อมลำดับการออกที่ถูกต้อง

ลำดับการออกเอกสารในการซื้อขาย

โดยทั่วไปวงจรเอกสารเป็นแบบนี้

ใบเสนอราคา → (ลูกค้าตกลง) → ใบแจ้งหนี้ → (ลูกค้าจ่ายเงิน) → ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ออก ก่อน ตกลงซื้อขาย เพื่อเสนอราคาสินค้า/บริการให้ลูกค้าพิจารณา ยังไม่ก่อให้เกิดหนี้ มักระบุระยะเวลายืนราคา (เช่น 30 วัน) → ทำใบเสนอราคาฟรี

2. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ออก เมื่อ ตกลงซื้อขายแล้ว เพื่อเรียกเก็บเงินตามจริง ระบุยอดที่ต้องชำระและกำหนดวันครบชำระ (credit term) → ออกใบแจ้งหนี้ฟรี

3. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี (Receipt / Tax Invoice)

ออก เมื่อ ได้รับชำระเงินแล้ว เป็นหลักฐานว่าได้รับเงิน หากผู้ขายจด VAT จะออกควบเป็นใบกำกับภาษีในใบเดียวกัน เพื่อให้ผู้ซื้อใช้เป็นภาษีซื้อได้ → ออกใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีฟรี

ตารางสรุป

เอกสาร	ออกตอนไหน	จุดประสงค์
ใบเสนอราคา	ก่อนตกลงซื้อขาย	เสนอราคา
ใบแจ้งหนี้	ตกลงแล้ว	เรียกเก็บเงิน
ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี	ได้รับเงินแล้ว	หลักฐานรับเงิน + ภาษี

เคล็ดลับ: แปลงเอกสารต่อกันได้

ที่ Biz108 คุณสามารถออกใบเสนอราคาแล้ว แปลงเป็นใบแจ้งหนี้และใบเสร็จต่อได้ในคลิกเดียว โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ ช่วยลดเวลาและความผิดพลาด เริ่มใช้ฟรีได้เลย